Czym jest ERP i czy jest to dobry wybór dla małej firmy produkcyjnej?

Wraz z rozwojem firmy często dochodzimy do miejsca, gdzie arkusze kalkulacyjne i papierowe zlecenia przestają wystarczać. Wniosek nasuwa się sam: aby zoptymalizować procedury oraz przyspieszyć rozwój potrzebne jest jakieś oprogramowanie, któe wspomoże planowanie zasobów przedsiębiorstwa.

System ERP dla firmy produkcyjnej?

Na rynku są dostępne tysiące różnych programów i aplikacji. Jakie rozwiązanie wybrać? Większość właścicieli firm produkcyjnych słyszała o systemie “ERP,” ale nie do końca wie czym jest metoda efektywnego planowania zarządzania całością zasobów przedsiębiorstwa i czy jest to system odpowiedni dla ich firmy. Poniżej wyjaśniamy czym dokładnie jest system ERP, jak działa oraz w jaki sposób wybrać najlepsze rozwiązanie dla małej firmy produkcyjnej.

System ERP definicja

Jeśli w google wpiszesz frazę “oprogramowanie do zarządzania produkcją” to w wynikach wyszukiwania zobaczysz setki stron reklamujących różne rozwiązania. Zapewne spędzisz długie godziny analizując i porównując ich oferty, po czym dojdziesz do wniosku, że nie do końca rozumiesz czym się różnią poszczególne produkty i nadal nie wiesz co sprawdzi się najlepiej w przypadku Twojej firmy produkcyjnej. Możesz czuć się zagubiony, choć nawet nie podjąłeś jeszcze próby wdrożenia systemu ERP. Dlatego warto wyjaśnić kilka podstawowych pojęć, tym bardziej, że w pierwszej dziesiątce wyników z wyszukiwarki są duże firmy oferujące zaawansowane oprogramowanie ERP, które nie do końca może sprawdzić się w przypadku Twojego przedsiębiorstwa. 

ERP to pochodzący z języka angielskiego akronim (enterprise resource planning) odnoszący się do całościowego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa. Jest to więc zintegrowany system informatyczny służący do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem (zespołem pracowników, zasobami materiałowymi czy też finansami) lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw. Wspomaganie to może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów. Nowoczesne systemy ERP to złożone machiny oferujące wiele modułów i funkcji, często wybiegających poza klasyczne rozwiązania.

Jak działa system ERP?

Z reguły systemy ERP wykorzystują jedną zintegrowaną platformę do gromadzenia w jednym miejscu kluczowych informacji o danej organizacji oraz wszystkich danych potrzebnych do sprawnego zarządzania. To oznacza, że dane wprowadzone w jednym obszarze np. w handlu, są natychmiast widoczne przez innych użytkowników, np. u zarządzającego produkcją oraz w dziale księgowym czy na magazynie. W momencie, gdy informacje trafią do centralnej bazy danych, zarządzający organizacją mają podgląd na to co dzieje się na wszystkich szczeblach w strukturze firmy, dlatego mogą analizować różne scenariusze i usprawniać procesy, zwiększając tym samym wydajność. To z kolei przekłada się na oszczędności i polepszenie produktywności, ponieważ wszystkie dane są od razu dostępne w systemie. 

System erp dla firm produkcyjnych ewoluował od metody wykorzystywanej głównie do zarządzania zasobami ludzkimi do wyrafinowanego narzędzia IT wykorzystywanego do zarządzania na różnych poziomach organizacji.

Często wielu użytkowników uważa ten system komputerowy za kompleksowe rozwiązanie, które można wykorzystywać “do wszystkiego”: od sprzedaży i rejestracji zamówień, poprzez obsługę klienta, aż po magazyn i wysyłkę towarów.

Produkcyjny system ERP moduły

System ERP należy do kategorii modułowych rozwiązań cyfrowej transformacji. Jest to zintegrowany system informatyczny, który oferuje dane dotyczące różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa: planowania zasobów, zarządzania produkcją, zapotrzebowania materiałowego, zarządzania procesami biznesowymi, zasobami finansowymi, ludzkimi, łańcuchem dostaw, itp. Oznacza to, że poszczególne moduły to niezależne od siebie, choć współpracujące programy, które są zintegrowane w ramach jednej bazy danych oraz jednej platformy biznesowej, gdzie nie występuje żadna wymiana danych pomiędzy modułami, ponieważ wszystkie funkcjonalności korzystają z tych samych danych w czasie rzeczywisty.

Nazwy poszczególnych modułów różnią się w zależności od producenta, jednak większość z nich oferuje: 

• Sprzedaż, marketing i dystrybucja; 
• Magazynowanie i zarządzanie zapasami (MRP); 
• Zarządzanie środkami trwałymi oraz serwisem,
• Zarządzanie relacjami z klientem (CRM); 
• Zarządzanie produkcją,
• Dokumentacja (zamówienia, zlecenia, zakupy, fakturowanie, zakup materiałów, itp.); 
• Zarządzanie transportem,
• Zarządzanie projektami.

Pozostałe popularne moduły ERP:

• Finanse (w tym księgowość, kontrola wydatkowania, zarządzanie zasobami finansowymi).
• Logistyka (planowanie produkcji, zarządzanie zapasami i materiałami, administracja, kontrola jakości, śledzenie realizowanych dostaw, obsługa produkcji, sprzedaż), 
• Zarządzanie zasobami ludzkimi (kadry i płace), 
• Systemy analityczne.

Oprogramowanie ERP w praktyce

Jak to wygląda w praktyce? Przykładowo moduł zarządzania relacjami z klientem (CRM) monitoruje całość komunikacji na linii firma – klient pomagając w pozyskiwaniu nowych kontaktów (tzw. “leadów”), wspierając dział obsługi klienta oraz dział sprzedaży. Profesjonalna automatyzacja oraz zarządzanie projektami śledzą czas spędzony na konkretnym zadaniu oraz wykorzystanie zasobów. Dodatkowo moduł rozliczeniowy upraszcza system fakturowania i rozliczeń usprawniając tym samym współpracę pomiędzy różnymi działami w firmie. Z kolei moduł rejestracji czasu pracy (RCP) na bieżąco rejestruje obecności i czas spędzony w pracy, a w niektórych wersjach obejmuje także naliczanie pracowniczych wypłat. Ponadto kompletny system ERP może mierzyć wydajność z podziałem na departament, zespół czy też obliczyć efektywność konkretnego pracownika. Funkcje można by wymieniać w nieskończoność.  

Każdy z modułów wysyła i pobiera informacje z  centralnej bazy danych, która jest kluczowym komponentem każdego systemu klasy ERP. To taki “zbiornik” informacyjny, dający wgląd w pracę różnych działów firmy, dzięki czemu zarządzający organizacją mogą podejmować świadome decyzje oraz śledzić zmiany z perspektywy globalnej.  

---

Program ERP dla produkcji – krótka historia

Początków systemu ERP można upatrywać w coraz większej informatyzacji, która wraz z coraz większymi możliwościami zastosowania zintegrowanych baz danych, skutkowała powstaniem w latach sześćdziesiątych XX wieku systemu MRP (ang. Material Requirements Planning – Planowanie Zapotrzebowania Materiałowego). MRP zostało ukierunkowane na procesy produkcyjne w kontekście planowania potrzeb materiałowych. Nie skupiało się na wymiarze finansowym czy księgowości. Programy klasy MRP umożliwiały użytkownikom, w oparciu o aktualny stan zapasów i przewidywane dostawy, określić zapotrzebowanie na materiały niezbędne do wykonania produktu (tzw. BOMy).

Stopniowo wraz z rozwojem oprogramowania, opracowano narzędzia obsługujące procesy planowania sprzedaży i produkcji oraz wspomagające przygotowanie specyficznych harmonogramów (nadrzędnych harmonogramów produkcyjnych), prognozowanie, planowanie sprzedaży, zarządzanie zapotrzebowaniem oraz dogłębne analizy zasobów (planowanie zdolności produkcyjnych). W ramach systemów z MRP przygotowano również metody planowania pracy załogi zakładu oraz dostaw. Oprogramowanie MRP zaczęto postrzegać wówczas jako systemy firmowe. 

Te zmiany doprowadziły do dalszej ewolucji, w wyniku której opracowano systemy planowania potrzeb materiałowych i zdolności produkcyjnych. Bardziej rozbudowane wersje systemów MRP, zaczęto określać mianem MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning – planowanie zasobów produkcyjnych). Wlatach 80. stały się one standardem w przemyśle, gdyż wspierały już nie tylko samo planowanie, ale także cały proces produkcji, a nawet dystrybucję towarów. Kolejnym ważnym krokiem w cyfryzacji procesów zarządzania było rozszerzenie systemów MRP II o nowe funkcjonalności, takie jak finanse i księgowość oraz kadry i płace, co przyczyniło się do powstania nowego standardu – systemu ERP.

Rozwiązanie ERP – pojawia się po raz pierwszy

Po raz pierwszy pojęcie system ERP zostało użyte na początku lat 70-tych przez Gartner Group, Stamford, USA, w odniesieniu do najnowszej, usprawnionej wersji oprogramowania MRP II (zawierającego wiele różnych modułów).

Podstawowa różnica pomiędzy systemami klasy MRP II i ERP zawierała się w tym, iż podczas gdy programy MRP II tradycyjnie skupiały się na planowaniu, harmonogramowaniu i wykorzystaniu wewnętrznych zasobów, system ERP dążył do koordynowania większej liczby informacji, otwierając tym samym nową możliwość dla firm – całościowe, pełne zarządzanie każdym aspektem przedsiębiorstwa.

Kto korzysta z systemu ERP?

Systemy klasy ERP były początkowo tworzone z myślą o firmach produkcyjnych, lecz wraz z ich rozwojem i powszechną informatyzacją szturmem podbiły inne branże to jest: szkolnictwo wyższe, opiekę medyczną, usługi finansowe, sektor rządowy. Oczywiście każda branża ma swoją specyfikę i wykorzystuje inne moduły. Przykładowo sektor rządowy będzie wykorzystywał zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów, a sektor biznesowy w większym stopniu posługiwał się rozbudowanymi narzędziami analitycznymi. Dlatego ERP dla firmy produkcyjnej to nie jedyne zastosowanie takiego systemu. Oprogramowanie ERP działa prężnie w branżach: reklamowej, spożywczej, metalowej, konsultingu, medialnej, wydawniczej, w logistyce,  transporcie, dystrybucji, i wielu innych. 

Co wyróżnia współczesne ERP-y?

Każdy system ERP zazwyczaj obejmuje następujące aspekty zarządzania zasobami przedsiębiorstwa i zawiera:

• Jeden spójny, zintegrowany system
• Wspólną firmową bazę danych
• Operacje w czasie rzeczywistym
• Wsparcie dla poszczególnych aplikacji / komponentów
• Wspólny interfejs dla poszczególnych aplikacji / komponentów
• Dostępność w trzech modelach – chmurowym (on-cloud), tradycyjnym (on-premises) oraz hybrydowym (łączącym oba modele).

Oprogramowanie klasy ERP ma możliwość zbierania i porównywania wskaźników z różnych działów oraz  przygotowywania raportów i analiz w oparciu o te zebrane dane, z uwzględnieniem preferencji użytkownika. Eliminuje to konieczność prowadzenia dodatkowych baz danych czy arkuszy kalkulacyjnych, które w innym wypadku byłyby konieczne dla połączenia w całość informacji zebranych na różnych etapach np. produkcji. Korelacja zasobów informacyjnych łączących wszystkie obszary działania umożliwia szybsze ich przetwarzanie. Konsekwencją w sensie pozytywnym jest podniesienie poziomu wiarygodności przekazywanej informacji oraz udoskonalenie produkcyjnych i logistycznych procesów.  

System ERP w praktyce

Rozwój to naturalny proces prawidłowo funkcjonujących przedsiębiorstw. Złożoność procesów biznesowych sprawia, że firmy muszą sięgać po nowe rozwiązania z coraz bardziej rozbudowanymi możliwościami. W systemie ERP informacja wprowadzona do obiegu przez jeden z działów staje się automatycznie dostępna dla uprawnionych użytkowników w całej organizacji. To sprawia, że komunikacja jest płynna, wszyscy są bowiem “na bieżąco” z tym co dzieje się w firmie.

Przykładowo lokalna drukarnia należy do sieci drukarni zarządzanych przez tego samego właściciela, korzystających z tych samych zasobów, mimo, iż same zakłady mają inne lokalizacje. Dane wprowadzane przez poszczególne oddziały trafiają do wspólnej bazy w systemie ERP, który jest tak skonfigurowany, że zachowuje informację o lokalizacji. Po analizie danych właściciel może zobaczyć, która z drukarni lepiej sobie radzi i wysnuć wnioski dlaczego tak się dzieje, a także odpowiednio transferować zasoby pomiędzy różnymi miejscami, aby zwiększyć rentowność i  efektywność. 

4 różne rodzaje systemów ERP

Różne modele oprogramowania ERP skierowane są do różnych organizacji, a wybór właściwego rozwiązania zależny jest od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, ilość użytkowników, branża, dostępność infrastruktury, dostępny budżet, charakter realizowanych procesów, skalę działań. Możemy wyróżnić cztery główne typy w zależności od sposobu wdrożenia i funkcjonowania:

• Tradycyjny system ERP software jest wdrażany na firmowych komputerach, korzysta z firmowego serwera, wsparcia wewnętrznego działy IT. Z reguły po zakończeniu wdrożenia firma staje się  niejako właścicielem systemu. Oczywiście wszystko wiąże się ze sporymi kosztami oraz odpowiednią infrastrukturą. 
• ERP w chmurze lub też rozwiązanie typu SaaS Software as a Service), gdzie organizacja ma dostęp do danych za pośrednictwem przeglądarek internetowych. Z reguły przeważa tu model abonamentowy, w ramach którego dodatkowe usługi (pomoc techniczna, customizacja, szkolenia) są także odpłatne.

• “Hybrydowy” ERP, który jest połączeniem modelu tradycyjnego z rozwiązaniem “w chmurze”, gdzie częściowo funkcjonujemy stacjonarnie, częściowo onlinowo, więc oba elementy muszą być ściśle połączone, a to nie jest już w praktyce takie proste.
• Open-source ERP lub „darmowy program do zarządzania produkcją ERP”. Darmowe na ogół są tylko licencje na podstawowe moduły (jak np. OpenOffice), a dedykowane funkcje, na których nam najbardziej zależy trzeba dokupować. Jeśli prowadzisz nawet mała firmę produkcyjną to potrzebna Wam będzie licencja komercyjna, a to oznacza dodatkowe koszty i koniec marzeń o darmowym oprogramowaniu produkcyjnym. Minusem tego rozwiązanie jest to, że systemy samodzielnie instalowane nie mają ani gwarancji, ani wsparcia technicznego. To Ty musisz się martwić o poprawną konfigurację, szukać porad na forach dla użytkowników, itp. Czy masz na to czas? Jeśli korzystasz z zagranicznego open source ERP dochodzą jeszcze kwestie językowe. Koszty darmowej licencji są często kompensowane przez płatny support i customizację, tak więc często okazuje się w łącznym rozrachunku, iż „darmowe” rozwiązanie jest droższe niż płatne, a dodatkowo generuje większą niepewność.

System ERP a wielkość firmy

Nie ma takiej możliwości, aby jeden system ERP był najlepszy dla firmy każdej wielkości. Większość programów to rozwiązania skalowalne – dostosowywane do wielkości firmy, specyfiki procesów biznesowych oraz struktury jej działalności (np. wielooddziałowość). Można wyróżnić pewne cechy charakterystyczne ze względu na wielkość firmy rozważającej wdrożenie ERP. 

ERP dla małej firmy: Przed wdrożeniem systemu w małej firmie istotne jest sporządzanie listy oczekiwań i mapowanie niezbędnych funkcjonalności. w przeciwnym razie może się okazać, że oprogramowanie jest skomplikowane i ma  zbyt wiele niepotrzebnych funkcjonalności, które będą raczej przeszkadzały niż pomagały przedsiębiorcy. Najczęściej w takim przypadku polecane są programy ERP “w chmurze” — oferują największą elastyczność i są skalowalne.

ERP dla średniej firmy: dla firm średniej wielkości istotna jest platforma, która będzie wspierała wszystkie biznesowe funkcje wraz ze specjalistycznymi, personalizowanymi modułami. Tak jak w przypadku małych firm istotna jest możliwość dostosowania programu do zmieniających się potrzeb, tak aby mógł on “rosnąć” wraz z nią.

ERP dla dużej firmy: Przedsiębiorstwa powinny skupić się rozwiązaniach, które będą wspierały różne aspekty i pomogą skutecznie zarządzać organizacja, w sposób kompleksowy. Ważne jest, aby zebrane dane łatwo analizować tak, aby uchwycić dynamikę procesów w złożonych strukturach przedsiębiorstwa. 

System ERP – podstawowe zalety

Stosowanie w działalności operacyjnej systemów należących do grupy ERP przynosi wiele korzyści. 

1. Optymalizacja: Wiele obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstw jest usprawnionych. Efektywne zarządzanie finansami, logistyką, produkcją, zasobami ludzkimi czy obsługą klienta staje się wówczas o wiele prostsze. Obniżenie ilości zapasów przy jednoczesnym lepszym wykorzystaniu dostępnych zasobów prowadzi do usprawnienia zarządzania, a korelacja zasobów informacyjnych łączących wszystkie obszary działania umożliwia szybsze ich przetwarzanie 

2.Raportowanie/analizy: Ogromne ilości danych są użyteczne tylko wtedy, jeśli firma może je wykorzystać do analizy, a system ERp w tym pomaga. Większość producentów oferuje imponujące moduły analiz, gdzie mierzona jest efektywność pracowników (wykorzystywana później do ocen pracowniczych), czasu pracy, KPI, monitorowany jest obieg zadań/pracy oraz wyznaczanie targety dla handlowców.  

3.Automatyzacja i ujednolicenie procedur: Proste, powtarzalne zadania zostaną zautomatyzowane, co minimalizuje ryzyko błędów oraz wyklucza potrzebę zatrudniania kolejnych osób wprost proporcjonalnie do rozwoju firmy. Przejrzystość i porządek w całej firmie sprawiają, że łatwiej jest dostrzec ewentualne uchybienia, które generują dodatkowe koszty. Ponadto wszystkie zasoby firmowe są znacznie lepiej wykorzystywane. 

4. Szybsze podejmowanie decyzji: Ponieważ ERP ma formę kompleksową zarządzający organizacją uzyskują dostęp do pełnej wiedzy na temat bieżącego stanu przedsiębiorstwa i prognoz na przyszłość. Umożliwia to szybkie i odpowiedzialne podejmowanie trafnych decyzji; Managerowie nie muszą  samodzielnie poszukiwać i interpretować cząstkowych zestawów danych, gdyż są one w wygodny i efektowny sposób dostępne w systemie. 

5. Zarządzanie ryzykiem: technologia ERP minimalizuje ryzyko finansowe, dzięki rozbudowanym modułom kontroli. Błędów nie da się wyeliminować w stu procentach, można jednak ograniczyć te powtarzalne, co jest szczególnie istotne w przypadku firm produkcyjnych – eliminuje bowiem wszelkie przestoje na linii i wynikające z nich straty. Dzięki analizie takich statystyk można zwiększyć wydajność i poprawić efektywność.

6. Współpraca: Dzięki jednej, wspólnej bazie danych w systemie ERP jest łatwy dostęp do informacji. Dane dotyczące zamówień, sprzedaży, koszty, przestoje, lokalizacja towaru w magazynie, status umowy, itp.— wszyscy zainteresowani mają do nich szybki dostęp. 

System ERP – popularne wady

Jak każde rozwiązanie system ERP nie jest pozbawiony wad. Rosnące wydatki na zakup kolejnych modułów, problemy integracyjne, przechowywanie ogromnej ilości danych, wymagania sieciowe czy stopień skomplikowania to tylko niektóre z najczęściej wymienianych. Głównym źródłem braku satysfakcji z wdrożenia oprogramowania są: 

1. Wysokie koszty. Wiele firm planujących wdrożenie systemu do zarządzania lub rozważających bardziej zaawansowane rozwiązania obawia się znaczących wydatków finansowych. Owszem wdrożenie systemu ERP nie jest tanie. Szacuje się, że średnio firmy wydają od 3-7 razy więcej na wdrożenie ERP w porównaniu ze standardową licencją lub abonamentem za oprogramowanie w chmurze. Koszt całkowity systemu ERP zależy od ilości customizacji i modułów, które wdrożymy w firmie, a także od finalnie wybranego modelu (w chmurze, instalacja lokalna, lub model mieszany). Ze względu na ryzyko finansowe ERP-y są najczęściej wdrażane  przez duże firmy produkcyjne.  
2. Potrzeba specjalistycznego przeszkolenia i czasochłonność. Złożoność i czasochłonność występują w przypadku, gdy firma potrzebuje systemu dopasowanego do jej indywidualnych potrzeb. Czas wdrożenia się wydłuża wprost proporcjonalnie do jego kompleksowości i nieszablonowych potrzeb firmy. Aby program funkcjonował poprawnie pracownicy muszą zostać przeszkoleni, a propozycje zmian i unowocześnień często mogą spotkać się z oporem ze strony załogi. Ilość funkcjonalności może przerażać. Dlatego często zachodzi potrzeba zatrudnienia firmy szkoleniowej, która ułatwi cały proces, jednak to wiąże się z dodatkowymi kosztami. Podobnie ma się rzecz z bieżącą obsługą: potrzebna będzie zewnętrzna firma lub specjalistyczny dział IT, który zajmie się updatami czy dostosowaniem. 
3. Dane. Kiedy zmieniasz system na rozwiązanie ERP, może się okazać, że potrzebujesz przekonwertować dotychczasowe dane, aby były kompatybilne z nowym systemem. Integracja może doprowadzić do opóźnień i niesie za sobą dodatkowe koszty. 
4. Elastyczność. Aby w pełni korzystać z oprogramowania ERP musisz wprowadzić do systemu bardzo dużo danych. Każdy krok, każde działanie i każda nawet najmniejsza operacja muszą znaleźć się w systemie. To wpływa na jego elastyczność, szczególnie w przypadku małej firmy produkcyjnej. Jeśli czegoś nie ma w systemie, nie będziesz w stanie tego obejść, dokonać małych zmian, usprawnień, itp. Zostało wam materiału z poprzedniego zlecenia? Nie ma tego w systemie, wiec nawet, jesli masz go na stanie, nie możesz go wykorzystać. Chyba, że zrobisz to poza programem, ale to mija się z celem. Po co Ci program, skoro będziesz go “obchodził”? Dlatego musisz pogodzić się z takimi ograniczeniami.  
5. System ERP nie rozwiązuje kwestii poukładania procesów czy polityki firmowej. Jeśli powyższe szwankują, to mimo wdrożenia najdroższego rozwiązanie brak będzie zadowalających efektów. To samo dotyczy polityki firmy: to Ty musisz wszystko poukładać i dopiero potem odpowiednio skonfigurować system, a nie odwrotnie.
6. Kultura firmy. Pamiętaj, że systemy ERP to nie tylko pakiet oprogramowania, który zostanie dopasowany do danej organizacji. To swoista struktura organizacyjna sama w sobie, która nadaje pewien styl pracy w firmie. To wpływa na logikę organizacji, jej strukturę, podział obowiązków, itp.  

To nie tak, że systemy ERP są “złem tego świata” czy też z założenia krytykujemy je jako rozwiązanie konkurencyjne. Wiele firm może skorzystać na wdrożeniu takiego rozwiązania, lecz na pewno nie będą to małe firmy produkcyjne.

Czy system ERP to rozsądny wybór dla małej firmy produkcyjnej?

Produkcyjny magik, czyli sztuczki i triki

Załóżmy, że jesteś właścicielem szybko rozwijającej się małej firmy produkcyjnej. Postrzegasz siebie jako fachowca, który jest wiecznie zabiegany, zawsze w “niedoczasie”, a który jednak chce zmian, aby zapewnić firmie konkurencyjność na rynku. Jednocześnie podejmujesz próbę informatyzacji przedsiębiorstwa. Chciałbyś posiąść magiczne moce, dzięki którym wychodziłyby wszystkie produkcyjne sztuczki. Rozdawałbyś karty, a publiczność oklaskiwałaby kolejne triki podziwiając Twoją sprawność i spryt. A kiedy zbliża się koniec przedstawienia, wyjmujesz asa z rękawa, aby zebrać zasłużone brawa.

I choć wiemy, że magia nie istnieje, to i tak w zachwycie podziwiamy jej mistrza. Możesz zapytać: co to ma wspólnego z planowaniem produkcji i wyborem właściwego oprogramowania do zarządzania firmą produkcyjną? Przecież to poważny biznes, nie jakieś triki i zabawa. Pozwól, że wyjaśnimy powyższą analogię, gdyż w obu przypadkach chodzi o praktyczną przewagę i konkurencyjność. Dzięki właściwemu programowi do zarządzania produkcją niczym magik zajmujesz środek sceny, gdyż to Ty rozdajesz karty. Jak to możliwe? Dowiesz się z dalszej części artykułu.

Kiedy zrozumiesz czym jest system ERP uznasz za stosowne porównanie innych, dostępnych na rynku rozwiązań — wszystko po to, aby zoptymalizować produkcję i podejmować lepsze decyzje w oparciu o dokładne dane, a tym samym podnieść rentowność przedsiębiorstwa.

Jaki program do zarządzania produkcją / ERP dla małej firmy?

Praktyczny przewodnik, który pozwoli Ci wybrać najlepsze oprogramowanie do planowania i rozliczania produkcji oraz ochroni przed złymi inwestycjami.

Jak wybrać właściwe rozwiązanie?

Dla większości małych firm produkcyjnych decyzja o wyborze odpowiedniego oprogramowania produkcyjnego jest decyzją kluczową. To całościowa zmiana: od chaosu, papierowych zleceń, braku śledzenia zamówień, norm i wydajności, do elektronicznej rejestracji produkcji w wybranym systemie. To swego rodzaju zmiana mentalna i krok milowy w rozwoju firmy. Wielu właścicieli rozważa czy Erp dla produkcji to jest to czego właśnie potrzeba ich firmie.

Z drugiej strony trzeba pamiętać, że małe i średnie firmy nie mają z reguły specjalnych działów IT, grupy zakontraktowanych informatyków, nowiutkiego sprzętu czy wreszcie ogromnych budżetów wdrożeniowych. Dlatego, aby obniżyć koszty takiej “rewolucji technologicznej” szukają przyjaznych, prostych w obsłudze, niedrogich rozwiązań zaprojektowanych właśnie z myślą o mniejszych biznesach.

Niezależnie już od wielkości firmy produkcyjnej dla właściciela liczą się wyniki — jeśli zauważy natychmiastowe korzyści z wdrożenia oprogramowania w postaci oszczędności czasu, materiału i pieniędzy to będzie to najlepszy argument przemawiający za danym rozwiązaniem.

Zakup oprogramowania do zarządzania produkcją to poważna decyzja, dlatego nie ma co się spieszyć. Z drugiej strony trzeba działać – nie można w nieskończoność przekładać wdrożenie „na potem”, kiedy będzie więcej czasu, więcej ludzi, mniej zamówień. Nie wpadaj w pułapkę „błędnego koła”.

Dlaczego system ERP jest nie najlepszym pomysłem w małej firmie produkcyjnej?

W teorii system ERP to spełnienie marzeń każdego przedsiębiorcy. Ten program ma przecież wszystko i to w jednym miejscu. Czego chcieć więcej? Pomysł, że chcesz mieć system produkcyjny ERP opierający się na zasadzie „wszystko w jednym” w przypadku małych firm, wcale nie jest taki taki dobry w praktyce, jak się wydaje. Dlatego wiele wdrożeń kończy się gorzkim rozczarowaniem, gdzie mała firma wydaje tysiące złotych na produkcyjnego ERP-, a koniec końców wraca do Excela lub szuka czegoś prostego, jak np. Prodio.

System ERP prowadzi do rozczarowania

Największy problem polega na tym, że właściciel małej firmy myśli, iż skoro wydał tyle pieniędzy na program, to system “z automatu” będzie wiedział, co jest w firmie potrzebne. Niestety, tak to nie działa. Zaawansowany system ERP to nieprawdopodobna technologiczna  i matematyczna maszyna. To sprawia, że ERP-y mogą sobie sprawnie poradzić z automatyzacją procesów w dużych fabrykach, produkujących tysiące różnych elementów. Kiedy mamy do czynienia z taką ilością produktów, wieloma liniami produkcyjnymi, które ciężko jest “ręcznie” monitorować system ERP jest idealny. To roboczy kombajn, który “pilnuje” czy aby każda “śrubeczka” jest na właściwym miejscu, we właściwym czasie; czy wszystkie dane zostały wprowadzone do systemu prawidłowo — czysta magia.

System ERP potrzebuje być “karmiony” danymi odnośnie aktualnej sytuacji: ile osób aktualnie pracuje, kiedy mają zmianę, a kiedy urlop, ile linii produkcyjnych działa i jaki jest ich status. Zlecenia są zakolejkowane na 2-3 miesiące do przodu. Tylko wtedy, kiedy podamy mu pełne dane, wykorzystamy pełny potencjał programu i będziemy w stanie zaplanować produkcję.

Możesz kupić najlepszy, warty kilkadziesiąt tysięcy złotych, system ERP ze sztuczną inteligencją, ale nie ma szans, aby działał on efektywnie w małej firmie produkcyjnej.

Dlaczego system ERP to złe rozwiązanie?

1. Elastyczność i produkcja jednostkowa/na indywidualne zamówienie: w małej firmie nie ma czasu na to, by przez godzinę pracownicy wprowadzali kompletne dane do systemu, opisywali każdą część z osobna, rozpisywali logistykę, itp. A wszystko to, zanim jeszcze podejmą pracę nad danym zleceniem. Klient składa zamówienie, jak zawsze mu się spieszy, więc chciałby je mieć wykonane “na wczoraj”, co oznacza, że trzeba pracować szybko, aby nie poszedł do konkurencji. Jeśli w systemie ERP pominiemy ten cały proces “przygotowań” program nie będzie miał wystarczającej ilości danych, aby prawidłowo funkcjonować. 
2. Niedokładne informacje: w małej firmie nikt nie dba o 5 zer po przecinku. Czasami materiał, który pozostał z jednego zlecenia, jest wykorzystywany do kolejnego. Nikt nie będzie tworzył alternatywnej technologii, dokonywał zmian w programie czy prowadził zaawansowanych analiz. Nie ma na to po prostu czasu.
3. Błędy skopiowane z paneli produkcyjnych przyczyniają się do chaosu w całym systemie. Załóżmy, że pracownik zrobił literówkę czy też błędnie podał liczbę wykonanych sztuk  np. wpisał 10 zamiast 100, alternatywnie kliknął w zły produkt. System ERP zlicza automatycznie ilość sztuk i ta wpisana pomysłowo będzie odliczona z magazynu, co spowoduje efekt domina i w konsekwencji zaciemni obraz produkcyjnych wyników. 
4. Czasami trzeba coś uprościć, pominąć, aby pozostać elastycznym i konkurencyjnym. Dobry program klasy ERP na to nie pozwoli. Dlatego nawet jeśli fizycznie masz odpowiednią ilość surowca, nadal nie będziesz mógł zrealizować zamówienia w systemie.

Wieloletnie doświadczenie z wdrożeń oprogramowania pokazało, że większość firm, które wdrożyły Prodio szukało prostych rozwiązań, które ułatwiłyby im życie. Natrafiając na produkcyjnego ERP-a najczęściej kończyli z  Excelem. Dlaczego? Jeśli nie możesz zaufać temu, co masz w programie ERP, gdyż dane są niekompletne lub statystyki zakłamane, musisz mieć jakiś alternatywny sposób weryfikacji efektywności. Stąd robisz krok w tył i mimo tego, że wydałeś górę pieniędzy, ufasz arkuszowi w Excelu.

Alternatywa – prosty program do zarządzania produkcją

Oprogramowanie produkcyjne pomaga pozbyć się wielu błędów, a także usprawnia komunikację regulując bezkolizyjny przepływ informacji. To wpływa na zwiększenie produktywności i wydajności. Kiedy zarządzasz małą lub średniej wielkości firmą szukając programowych rozwiązań tak naprawdę szukasz konkretnych funkcji, które będą odpowiedzią na codzienne produkcyjne bolączki. Niekoniecznie system ERP będzie na nie właściwą odpowiedzią.

Na Twojej liście życzeń znajdują się:

1. Odzyskanie kontroli nad halą produkcyjną, poznanie realnych kosztów i wydajności, 
2. Wyłapanie powtarzanych błędów i ich przyczyn oraz wszelkich nieprawidłowości. 
3. Sprawna komunikacja pomiędzy handlowcami, biurem, halą produkcyjną oraz jasny plan produkcyjny ze wszystkimi parametrami, zadaniami, itd.  
4. Szybkie efekty, funkcjonalność i prostota (rozwiązanie przyjazne dla użytkownika).

Proste oprogramowanie do zarządzania produkcją, takie jak Prodio pomaga zorganizować produkcję, abyś mógł pracować szybciej i wydajniej. Jeśli masz już dość skomplikowanych systemów produkcyjnych ERP i szukasz łatwego w obsłudze oprogramowania, aby nadzorować i rozliczać wszystko prosto i sprawnie mamy dla Ciebie coś idealnego.

Wśród innych zalet można wymienić:

• Z dowolnego miejsca na świecie, kilkoma kliknięciami myszki tworzysz plan produkcji, który w przystępny sposób wyświetla się na halach produkcyjnych przez przeglądarkę www. Pracownicy jasno widzą co, kto i na kiedy ma wykonać, dodane przez Ciebie uwagi i wszystkie parametry produktów.
• Dzięki przejrzystemu układowi graficznemu odzyskujesz kontrolę nad zamówieniami widząc co, dla kogo i na kiedy ma zostać zrobione.
• Ponadto na bieżąco znasz czas pozostały do terminu realizacji oraz etap na jakim znajduje się dane zamówienie.
• Dane są zawsze aktualne, a wszystkie zmiany możesz śledzić w czasie rzeczywistym. Dlatego podejmujesz decyzje mając pełny ogląd sytuacji. 
• Rejestrujesz produkcję i czas pracy, co pozwala Ci zwiększyć kontrolę, wprowadzić normy i jednolite standardy.

System ERP jest rozwiązaniem, które musi wpisać się idealnie w strukturę firmy, tak więc nie ma jednego, najlepszego dla wszystkich rozwiązania. Potrzeby, wielkość firmy, sposób wdrożenia i wiele innych czynników przekładają się na finalną decyzję o wyborze oprogramowania. 

Czasami dobrze jest zacząć od czegoś prostszego i dopiero później, w miarę rozwoju firmy wypróbować bardziej zaawansowany system. Wiele średniej wielkości firm rozpoczynało optymalizacyjną przygodę z Prodio i w ten sposób układało sobie procesy i określało potrzeby, aby po kilku latach właśnie na tej podstawie wdrożyć produkcyjnego ERPa.

Wybór oprogramowania dla produkcji może być przytłaczający – jest przecież tyle dostępnych rozwiązań, a każdy producent wymysla coraz to nowe promocje, aby zachęcić klienta do zakupu właśnie jego rozwiązania. Nigdy wcześniej małe firmy produkcyjne nie miały tylu możliwości, aby skorzystać z osiągnięć informatyzacji i programów online. Niezależnie od tego czy firma wybierze system ERP, MRP, MES / prosty program produkcyjny pamiętajmy: nowocześnie, nie musi oznaczać skomplikowanie i drogo. Ma być przyjaźnie dla użytkownika i efektywnie. Z korzyścią dla wszystkich.

---